Tratamiento de Datos

1. JUSTIFICACIÓN. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 Protección de Datos que tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma y el Decreto 1377 de 2013 (protección de Datos), el cual, tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012 por medio de la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales. Imperial Elevadores adopta como norma interna el presente Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

2. NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN. Imperial Elevadores. como responsable del tratamiento de los datos Personales de nuestros trabajadores, prestadores de servicios, proveedores, Clientes y Usuarios protege por medio de este manual e implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales específicos y generales almacenados en nuestras bases de datos.

3. OBJETO. La presente política tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee Imperial Elevadores.

4. MARCO LEGAL Estas políticas se rigen y son el resultado de la aplicación del Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, de los Artículos 1 al 30 de la Ley 1581 de 2012, Artículos 1 al 28 del Decreto 1377 de 2013, los Artículos 1 al 16 del Decreto 886 de 2014 y la Sentencia C-748 de 2011 con ponencia del Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub de la Corte Constitucional, la cual, declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria número 184 de 2010 Senado, 046 de 2010 Cámara. MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES Código:DE-067 Versión:01 Vigencia:09/16 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COPIA CONTROLADA DEPARTAMENTO DE CALIDAD Página 2 de 14 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN; La presente política se aplica a todas las bases de datos que crea administra Imperial Elevadores., dentro de sus dependencias Calle 51B # 81 – 29 , Medellín Colombia en la ciudad de Medellín, como en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales y de eventuales terceros que de una u otra manera gestionen bases de datos personales de Imperial Elevadores Para los efectos de la presente política Imperial Elevadores. recopila o almacena la siguiente información:
a) Datos generales de contacto, tales como: Nombre completo, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.
b) Datos particulares según el tipo de vinculación: Nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, bienes que posee, información laboral, estado civil.
c) Datos sensibles: Datos biométricos e historia clínica, antecedentes judiciales, registros civiles de nacimiento, registros civiles de defunción, registros civiles de Matrimonio, declaración extra juicio sobre uniones maritales de hecho; éstos solo se recolectarán, incorporarán y/o almacenarán con autorización previa del titular de la información, y cuando sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con el titular, siempre y cuando la ley permita acceder a dicha información. Por tanto, el acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y limitado a la autorización del titular y a lo estipulado en la normativa vigente, la recolección de datos personales y el tratamiento de éstos que realiza Imperial Elevadores, se hace de forma responsable y legal en cumplimiento del derecho a la intimidad, el Habeas Data y la protección de datos personales conforme con las normas, procedimientos e instructivos adoptados por Imperial Elevadores., así como también conforme al mandato de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas vigentes sobre la materia.

MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 5. RESPONSABILIDADES

Toda persona que tenga acceso a las bases de datos y/o tenga relación con el desarrollo de los negocios y/o servicios de Imperial Elevadores, es responsable a título personal y tendrá que dar cumplimiento a la presente política de tratamiento y protección de datos personales, dicha política es aplicable a la información personal contenida en las bases de datos que se encuentran bajo custodia de Imperial Elevadores, en su condición de responsable y/o encargado, los datos serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas aplicables, las cuales, están alineadas con las buenas prácticas internacionales en la materia. Para cumplir con la relación contractual de Imperial Elevadores, y el titular de los datos personales, es posible que la información sea entregada o compartida con otras entidades, instituciones, profesionales del derecho, personas naturales o jurídicas para las finalidades autorizadas por el titular, las previstas en la ley y para que presten sus servicios profesionales y/o cualquier otra actividad que lleve a cabo el objeto social de Imperial Elevadores, y prestar correctamente el servicio. Siempre que la información sea entregada o compartida con las entidades y personas mencionadas anteriormente Imperial Elevadores, se asegurará de establecer condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad de los Datos e información brindada a Imperial Elevadores, de tal forma que la información personal de los clientes se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad con el funcionario para el manejo de la información y obligaciones responsables cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, Imperial Elevadores, garantizará que en todas las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios se garantizará la realización de auditorías aleatorias preventivas y a que la Política de tratamiento de datos personales sea divulgada al interior de dichas compañías para la aplicación en todos sus dependientes y contratistas.

6. FINALIDAD CON LA QUE SE HACE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES. Imperial Elevadores., dará tratamiento a los datos personales de usuarios, proveedores, contratistas, clientes y todas aquellas personas que tienen relación laboral y/o comercial con la entidad.

7. MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. conforme a las siguientes finalidades de carácter general, en cumplimiento de las relaciones contractuales que se establezcan con dichos titulares serán confidenciales en la medida que sea para dar cumplimiento a las obligaciones jurídicas como prestadora de servicios legales, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo a la vinculación del cliente, contratista y/o colaborador así:
a) Usuarios y clientes: La información será utilizada para desarrollar las funciones propias de la oficina jurídica, entre ellas, soportar la atención jurídico – legal, enviar notificaciones, dar a conocer información empresarial, académica, comercial y/o promocional de Imperial Elevadores., siempre relacionada con el objeto social y empresarial, conocer de manera constante las necesidades de los usuarios registrados en los portales web, con el fin de fortalecer las relaciones y fomentar la innovación empresarial. De igual manera, con el fin de realizar estudios de satisfacción, noticias o comunicados corporativos que Imperial Elevadores., considere que pueden ser de su interés.
b) Contratistas y proveedores: Se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios correspondientes, haciendo seguimiento al comportamiento comercial de los mismos. Además, intercambiar información mensual para facilitar el conocimiento de los servicios que ofrece Imperial Elevadores, y en general todos los aspectos que intervienen en la relación entre Imperial Elevadores. y los diferentes entes, así como también, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales y/o promocionales que puedan resultar de su interés. Además, cumplir las leyes aplicables a proveedores.
c) Colaboradores y personal vinculado: La información contenida en nuestras bases de datos, ex-colaboradores, colaboradores actuales y candidatos a ser colaboradores se utilizará para que Imperial Elevadores., tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal, dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, Se hará uso de los correos personales y corporativos con el fin de facilitar el contacto entre empleados, enviar comunicaciones internas de interés y hacerlos partícipes de las actividades institucionales, también se utilizarán para cumplir las leyes aplicables. De igual manera y en sentido general, los titulares autorizan a Imperial Elevadores, el tratamiento de sus datos personales para ejecutar y cumplir los procesos judiciales, contratos, acuerdos y/o convenios destinados a la prestación del servicio y al giro ordinario de los negocios de la institución. Los datos suministrados por colaboradores, prestadores, socios y demás usuarios de Imperial Elevadores, podrán ser compartidos con otras empresas para fines comerciales o contractuales, salvo revocatoria expresa del titular de los datos, previa certificación por parte de dichas empresas del cumplimiento de las normas relativas al Tratamientos de Datos Personales y la suscripción de un acuerdo para compartir y tratar bases de datos personales.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES. De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, solicitar, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o Encargados del Tratamiento, estos derechos se podrán ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b). Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento para la recolección y tratamiento de los Datos Personales. c) Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o Encargado del Tratamiento. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. f) Sin perjuicio de las excepciones contempladas por la Ley o por las autoridades competentes, acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR. Los derechos del titular establecidos en la ley, podrán ejercerse por las siguientes personas (Artículo 20, Decreto 1377 de 2013):
a) Por el titular quien deberá acreditar su identidad.
b) Por sus causahabientes quienes deberán acreditar su calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

10.PERSONAS A LAS CUALES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá ser suministrada por Imperial Elevadores, a las siguientes personas:
a). A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b). A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c). A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
d) A los proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley; para ello Imperial Elevadores, se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de tratamiento de datos personales de éstas, de tal forma que la información personal de los clientes se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones del responsable o encargado del tratamiento cuando el tipo de entrega lo amerite.

11.PRÁCTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES. Los datos relacionados a procesos de los clientes serán protegidos de forma estricta por parte de todo el personal de Imperial Elevadores, por ser datos sensibles, por lo tanto, se tendrá en cuenta lo siguiente al momento de tratar datos de esta naturaleza: El personal de Imperial Elevadores, (abogados, dependientes judiciales, asesores comerciales y personal administrativo) accederán a datos de naturaleza sensible porque el titular de los mismos de manera previa, expresa y voluntaria le da a conocer esta información, del mismo modo, en razón a su ejercicio profesional tendrá conocimiento de la historia clínica del paciente. Teniendo en cuenta la protección exigida para este tipo de datos la información será utilizada para los fines exclusivos de la prestación del servicio de salud y cualquier otro uso será considerado no sólo erróneo sino ilegal. Imperial Elevadores cuenta con mecanismos para evitar la fuga de información sensible tales como monitoreo de correos con archivos adjuntos, análisis de documentos a través de antivirus, Adicionalmente se tiene una política de Seguridad Informática conocida por todos los colaboradores de la Institución. Para la entrega de información requerida por nuestros usuarios de forma segura, es indispensable que cuando el titular no pueda presentarse personalmente a obtener la información solicitada envíe autorización escrita indicando el nombre de la persona autorizada acompañada de fotocopia de la cédula de ciudadanía, tanto del titular como de la persona autorizada, si el titular autoriza su envío por email o correo certificado, debe firmar el formato donde así lo indica, los anteriores documentos serán debidamente verificados, organizados y posteriormente archivados. Los encargados y responsables de la información no podrán reutilizar las hojas que contengan información o datos personales. Para ello se dispondrá de un depósito de hojas para su correcta destrucción cumpliendo con la seguridad de la información y tratamiento de datos personales. El envío de documentos legales por Correo electrónico debe ser a cuentas empresariales, previamente autorizadas por el encargado de la información y está solo se podrá enviar a los autorizados por Imperial Elevadores

12.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Imperial Elevadores En cumplimiento de la ley 1098 de 2006 sobre infancia y adolescencia, la ley 1581 de 2012 y de los derechos constitucionales de asociación y de información reconoce que los menores de edad tienen la posibilidad de que éstos adquieran la condición de usuarios de los servicios de A&A SERVICIOS LEGALES S.A.S , siempre y cuando actúen a través de sus representantes legales o por quienes ostenten su custodia y cuidados personales de estos previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que debe ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto. Imperial Elevadores, asume la obligación de respetar y brindar las garantías para que los menores de edad que tengan la condición de usuarios puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, libre desarrollo de la personalidad y de información como lo consagra la Ley 1098 de 2006, en cumplimiento de la normatividad colombiana respecto a los menores de edad y del proceder responsable a que está obligado Imperial Elevadores, asumimos los siguientes compromisos:
a). Excluir de nuestro sistema de información a cualquier persona menor de edad que haya afirmado tener una edad superior a está en el momento de registrarse como usuario.
b). Dar a conocer a las autoridades de cualquier situación delictiva de la que tenga conocimiento que ponga en peligro la integridad de un menor de edad, para ello brindará toda la colaboración que requieran los órganos de seguridad del Estado.

13.TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES Con el propósito de brindarle un mejor servicio y para ejecutar las finalidades descritas en esta política de privacidad los datos personales de los titulares podrán ser transmitidos a servidores alojados en países extranjeros, en condiciones de seguridad que garantizarán el cumplimento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

14. AUTORIZACIONES DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES. Es necesario el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos salvo los casos que estén expresamente autorizados en la ley como la Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los datos de naturaleza pública y el tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos legales cuando el titular lo manifieste por escrito de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, ello ocurre cuando proporciona los datos a través de nuestros canales telefónicos, nuestro portal web, puntos de atención, o cuando adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros servicios. Imperial Elevadores, conservará las pruebas de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de estos conforme al Artículo 8 Decreto 1377 de 2013.

15. RESPONSABLE DE LAS BASES DE DATOS. Imperial Elevadores, identificada con NIT. No. 901206465-5, con sede principal en la Calle 49 No. 50-21 Edificio del Café oficina 901 de la ciudad de Medellín, número telefónico 3229347, correo electrónico gerenciaayaservicioslegales@gmail.com.co es el responsable de las bases de datos personales.

16.ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Para efectos del presente manual Imperial Elevadores, será la encargada del tratamiento de las bases de datos que tenga a su disposición, sin embargo en virtud de las relaciones contractuales pueden existir personas naturales o jurídicas que administren las bases de datos personales por encargo de Imperial Elevadores, situación en la cual se certificará por parte de dichas personas el cumplimiento de las normas relativas al Tratamientos de Datos Personales y se suscribirá un acuerdo para compartir y tratar bases de datos personales asumiendo las obligaciones que como ENCARGADO dispone la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas concordantes con la materia. 17. VIGENCIA La presente política rige a partir de la fecha de su publicación, el día 15 de septiembre de 2019 su vigencia es indefinida, la información permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada, mientras no sea modificada por parte de las autoridades competentes, la normativa vigente o a solicitud del titular.

Imperial Elevadores, se reserva el derecho a modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de actualizar la presente política de tratamiento. Se evaluarán las políticas del presente documento, con una frecuencia anual por la oficina jurídica Imperial Elevadores